I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Khái niệm

Văn phòng là một bộ phận cấu thành của công sở hành chính, là bộ phận đại diện của cơ quan trong giao dịch và điều hành công việc.

Văn phòng có thể hiểu theo 2 nghĩa:

- Theo nghĩa rộng là bộ máy giúp việc của cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Những cơ quan lớn thì có văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.

- Theo nghĩa hẹp là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, nhân viên làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan.

Đối với cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ với một biên chế kiêm nhiệm nhiều công việc đáp ứng những yêu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thậm chí trong nhiều trường hợp không có tổ chức Văn phòng mà chỉ có các hoạt động văn phòng.

Tóm lại: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan có nhiệm vụ thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của một cơ quan, đơn vị.

2. Chức năng

- Tham mưu tổng hợp: Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn để chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả. Đối với Văn phòng Hội Nông dân là tham mưu, tổng hợp giúp Ban thường vụ, Ban chấp hành… trong việc lãnh đạo, chỉ đạo phong trào nông dân và tổ chức Hội.

- Tổ chức công tác hậu cần: Bảo đảm các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính… cho hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, nhân viên cơ quan.

3. Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan.

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin; cung cấp thông tin cho lãnh đạo thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định.

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm kiểm tra về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.

- Biên tập, quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu, đề xuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới để trình lãnh đạo xem xét, giải quyết.

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giúp lãnh đạo theo dõi quá trình giải quyết công việc trong cơ quan.

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.

- Bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc; lập kế hoạch và quản lý tài chính và các phương tiện, tài sản của cơ quan.

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế; bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; Tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học, văn minh.

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng (Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề lớn, quan trọng nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách.

Chánh văn phòng là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng; chỉ đạo công tác của các phó chánh văn phòng và trực tiếp chỉ đạo trực tiếp một số công việc quan trọng… có thể có 2 phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp và hành chính - quản trị.

Xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của văn phòng là việc rất cần thiết để có quan niệm đúng về công tác văn phòng, từ đó xác định phương hướng tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, đòi hỏi mỗi cán bộ văn phòng không ngừng vươn lên, làm việc năng động, sáng tạo, có ý kiến đề xuất xác đáng. Cần khắc phục quan niệm coi văn phòng như một “hộp thư” hay một “máy giúp việc”, chỉ đâu làm đấy; hoặc ngược lại, đặt quá cao vai trò của văn phòng, dẫn đến văn phòng bao biện, làm thay việc của các đơn vị khác, trong khi đó lại không làm tốt chức năng, nhiệm vụ chính của mình.

II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Công tác tổng hợp

Là một khâu quan trọng trong công tác văn phòng. Nhờ có công tác tổng hợp mà lãnh đạo có thể nắm được tình hình, vừa cụ thể, vừa có hệ thống toàn bộ các mặt hoạt động của địa phương, của Hội; nhìn nhận xu thế phát triển, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân; có căn cứ vững chắc để đề ra và giải quyết các vấn đề theo đúng chủ trương, Nghị quyết của cấp ủy, của chính quyền địa phương và của Hội cấp trên; chuẩn bị ban hành các văn bản có nội dung đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Hội, đúng quy chế; triển khai, theo dõi việc thực hiện các văn bản đó đầy đủ, kịp thời.

Công tác tổng hợp gồm một số nội dung chính sau:

1.1. Xây dựng và thực hiện chương trình công tác

1.1.1. Định nghĩa:

Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để lãnh đạo quản lý và điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo chủ động, tập trung, thống nhất, vừa quán xuyến các mặt công tác, vừa nắm chắc công việc trọng tâm, nhằm đạt những yêu cầu, mục tiêu cụ thể, tránh bị động, gặp đâu làm đấy hoặc bị cuốn hút vào các việc vụn vặt, đột xuất. Xây dựng chương trình công tác là biện pháp rất quan trọng để quản lý và sử dụng quỹ thời gian một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Căn cứ để lập chương trình công tác:

- Chủ trương, Nghị quyết của cấp ủy, của chính quyền địa phương và Nghị quyết, chương trình công tác của Hội cấp trên.

- Theo đúng chức năng, nhiệm vụ của tổ chức Hội và bảo đảm thực hiện chương trình công tác của Hội cấp trên.

1.1.2. Yêu cầu, nội dung chương trình công tác: Chương trình công tác thường gồm 2 phần:

- Phần thứ nhất: xác định trọng tâm công tác, những mục tiêu phấn đấu cần tập trung chỉ đạo trong từng thời gian.

- Phần thứ hai: xác định những vấn đề cần chuẩn bị văn bản và lịch hội nghị để thảo luận, thông qua, đi đến hoàn chỉnh để ban hành quyết định về vấn đề đó.

- Nội dung chương trình phải bám sát và thể hiện đúng và kịp thời trong từng thời gian về chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên, của Đảng, Nhà nước. Mỗi vấn đề đều ghi rõ đơn vị hoặc người thực hiện, đơn vị phối hợp, người phụ trách, thời gian thực hiện.

1.1.3. Quy trình lập và thực hiện chương trình công tác

- Lập chương trình công tác năm, 6 tháng, 3 tháng thông thường phải qua các bước:

+ Khởi thảo chương trình: Dựa vào căn cứ để lập chương trình nói trên đồng thời thu thập đủ lượng thông tin qua các bộ phận liên quan trong cơ quan, từ đó chủ động soạn thảo dự kiến chương trình. Khi xây dựng dự thảo chương trình cần nêu rõ tên gọi của chương trình, phạm vi thời gian và đối tượng thực hiện; Tên công việc cần giải quyết; Thời gian thực hiện.

+ Gửi xin ý kiến các bộ phận liên quan đối với những vấn đề có liên quan sau đó trình xin ý kiến lãnh đạo và ban hành chính thức để tổ chức thực hiện.

+ Tổ chức triển khai thực hiện chương trình.

- Phê duyệt, thông qua chương trình:

+ Chương trình năm, 6 tháng, quý do tập thể lãnh đạo cơ quan thông qua (chương trình tháng có thể do thủ trưởng cơ quan thông qua) và do thủ trưởng (hoặc phó thủ trưởng được phân công) ký ban hành.

+ Chương trình tuần do thủ trưởng, phó thủ trưởng thông qua; đồng thời chánh văn phòng ký hoặc không ký mà chỉ ghi tên chịu trách nhiệm để phát hành (có mẫu kèm theo).

- Tổ chức theo dõi việc thực hiện chương trình:

Thực tế cho thấy không phải chương trình công tác nào cũng đều được thực hiện trôi chảy, đúng thời gian dự kiến mà có thể bị động, như bị động với thực tại, với cấp trên, với các ngành. Do vậy phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc.

Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện chương trình một cách nghiêm túc, thường xuyên báo cáo thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách kết quả tiến độ thực hiện chương trình; kiến nghị các vấn đề cần xử lý, bổ sung, uốn nắn, đôn đốc thực hiên; kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp, sát với thực tế.

Sáu tháng, hàng năm cần có sơ kết, tổng kết, kiểm điểm, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện chương trình công tác trước hội nghị toàn thể cơ quan.

1.2. Chuẩn bị và tổ chức hội nghị

1.2.1. Chuẩn bị hội nghị: cần xác định rõ các vấn đề:

- Tên hội nghị

- Thời gian tổ chức hội nghị: Thời gian tiến hành, khai mạc. đối với đại biểu ở xa cần quy định việc đi lại, bố trí ăn, nghỉ.

- Thành phần tham dự: Lập danh sách để làm căn cứ gửi giấy mời hoặc giấy triệu tập.

- Địa điểm tổ chức

- Lựa chọn, trang trí phòng họp: Đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục, khẩu hiệu, cờ, hoa.

- Phương tiện làm việc: tài liệu, loa, đài, tăng âm…

- Nội dung hội nghị: Chuẩn bị các loại văn bản, dự thảo quyết định. Thông thường bộ phận nào phụ trách việc gì thì bộ phận đó chuẩn bị văn bản, dự thảo quyết định, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của người lãnh đạo. Nếu là vấn đề lớn, phức tạp, có liên quan đến nhiều lĩnh vực thì chỉ định một tiểu ban chuẩn bị, gồm những người phụ trách một số cơ quan có liên quan. Khi văn bản, dự thảo quyết định đã chuẩn bị xong, gửi đến văn phòng, thì văn phòng có trách nhiệm thẩm tra lần cuối, khi đã đạt yêu cầu, sẽ trình người chủ trì cuộc họp thông qua và xác định thời gian họp (thường là thời gian ghi trong chương trình). Giấy mời họp và tài liệu hội nghị cần gửi sớm để người dự họp có thời gian chuẩn bị.

- Các chương trình khác (văn nghệ, tham quan…)

1.2.2. Tiến hành hội nghị:

- Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu (nếu có).

- Khai mạc và điều hành hội nghị.

- Ghi biên bản.

- Bế mạc.

- Triển khai các nội dung đã thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị.

- Ra văn bản để thi hành.

Ngoài việc ra văn bản quyết định chính thức, văn phòng còn phải ra thông báo. Trường hợp văn bản chính thức chưa ban hành được sớm vì còn phải nghiên cứu thêm để hoàn chỉnh, văn phòng càng phải nhanh chóng ra thông báo ngắn gọn những vấn đề đã được quyết định tại hội nghị, để có căn cứ triển khai thực hiện kịp thời.

1.3. Chuẩn bị hồ sơ cho lãnh đạo giải quyết công việc hoặc duyệt ký văn bản

- Cung cấp tài liệu: Cung cấp những văn bản, nhất là văn bản pháp quy, các Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết cần thiết của cấp trên, những vấn đề mà lãnh đạo quan tâm để làm căn cứ ra quyết định. Để chỉ đạo, xử lý công việc được đúng và nhanh chóng, khi chuẩn bị và cung cấp tài liệu, tư liệu, báo cáo của các ngành, các cấp, văn phòng cần có ý kiến đề xuất cách giải quyết của mình.

- Chuẩn bị và trình hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu, những văn bản cần thiết, kèm theo ý kiến của văn phòng để lãnh đạo xem xét, cho ý kiến bằng chữ viết trên tờ trình. Không nên gửi cùng một lúc hồ sơ xin ý kiến cho nhiều người vì có thể xảy ra tình trạng nhiều người cùng giải quyết và giải quyết trái ngược nhau. Trường hợp vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể giải quyết thì gửi hồ sơ cho từng thành viên của tập thể và nói rõ để chuẩn bị họp theo chương trình nhất định.

- Trình duyệt và ký: Khi trình duyệt văn bản, văn phòng cần cung cấp đủ tài liệu, tư liệu cần thiết trong hồ sơ trình duyệt để thủ trưởng có thêm căn cứ xét duyệt.

Chuẩn bị ý kiến cho lãnh đạo: Để chuẩn bị ý kiến phát biểu trong các cuộc họp cũng như khi giao tiếp, đi khảo sát thực tế ở cơ sở..., người thủ trưởng phải chủ động suy nghĩ, nêu rõ ý kiến của mình, giúp cho văn phòng có cơ sở soạn thảo đề cương hay viết thành bài hoàn chỉnh.

1.4. Tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, sơ kết, tổng kết

Trước hết, ban hành văn bản và giúp lãnh đạo truyền đạt nội dung văn bản kịp thời, quán triệt tư tưởng chỉ đạo. Gửi văn bản cho những cơ quan có trách nhiệm để thi hành, để phối hợp thi hành hoặc để báo cáo. Giúp lãnh đạo bàn biện pháp tổ chức thực hiện, đôn đốc những cơ quan có trách nhiệm ra văn bản hướng dẫn việc thực hiện, quán triệt tư tưởng và nội dung quyết định, không được trái với quyết định của cấp trên, không được mâu thuẫn giữa các cơ quan hướng dẫn thi hành.

Văn phòng có nhiệm vụ giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thi hành các quyết định của cấp uỷ, chính quyền và của Hội. Yêu cầu các đơn vị thực hiện quy chế làm việc, thực hiện chế độ báo cáo (báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường). Khi phát hiện có sự chậm chễ hoặc có sai sót, thì phải đề nghị lãnh đạo can thiệp, có biện pháp khắc phục, sửa chữa, uốn nắn kịp thời.

Văn phòng phải chủ động tự mình đi kiểm tra hoặc theo chỉ thị của lãnh đạo mà đi kiểm tra, thanh tra có trọng điểm, có báo cáo, phân tích, kết luận, kiến nghị cách giải quyết. Cán bộ văn phòng đi kiểm tra phải có đủ kiến thức chuyên môn, nắm vững chế độ, chính sách, pháp luật và nội dung sự việc cần kiểm tra, có thái độ trung thực, nghiêm túc, khách quan, có tinh thần đấu tranh, có tác phong sâu sát thực tế, gần gũi quần chúng.

Văn phòng thu thập tình hình, báo cáo của các đơn vị thực hiện, so sánh, đối chiếu, thẩm tra số liệu, thông tin, để đánh giá, chọn lọc nguồn tin, chuẩn bị sơ kết, tổng kết và dự kiến tổ chức hội nghị, trình lãnh đạo quyết định.

2. Công tác hành chính

Tổ chức quản lý công tác văn thư (Công văn, giấy tờ, tài liệu…) và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy định của Nhà nước.

2.1. Công tác văn thư

2.1.1. Định nghĩa

- Là toàn bộ các công việc được thực hiện trong suốt quá trình từ khi tiếp nhận (hoặc soạn thảo) văn bản cho đến khi giải quyết xong văn bản đó.

- Là công việc quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải dùng đến công văn, giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ chỉ đạo chính xác, hiệu quả, không xót việc, chậm việc. Ngược lại, nếu làm không tốt sẽ dẫn đến tình trạng làm cho cán bộ lãnh đạo và cán bộ thừa hành hoạt động kém hiệu quả.

Mọi chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước kể cả những chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh qua công văn giấy tờ. Tổ chức công tác văn thư, quản lý chặt chẽ gửi đúng đối tượng, không để thất lạc, mất mát công văn giấy tờ là nhằm tăng cường giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.

2.1.2. Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo văn bản; tổ chức giải quyết công văn đi, công văn đến và quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Giải quyết công văn đến:

+ Nhận và phân loại công văn

+ Bóc bì công văn: Căn cứ vào quy định của từng cơ quan. Thông thường các loại văn bản khi nhận không được bóc bì là: Thư riêng, sách báo, bản tin ghi rõ tên người nhận, văn bản đóng dấu mật.

+ Vào sổ công văn đến: Đánh số, ghi ngày, tháng, năm đến.

+ Trình công văn: Chuyển công văn đến thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng… xin ý kiến, nên có cặp công văn đề: Trình công văn đến. Khi chuyển công văn mật phải có sổ ký nhận. Nếu là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì phải giữ nguyên cả phong bì đính kèm vào đơn, thư.

Theo dõi quá trình giải quyết công văn đi:

- Soạn thảo bằng máy vi tính. Khi nhận công văn đánh máy phải vào sổ (ghi rõ loại công văn, tác giả, số trang, số bản in)

- Trung thành với bản thảo không sửa chữa, thêm bớt.

- Kiểm tra ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Ngày tháng của văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số 0 đứng trước.

- Trình ký: Trình thủ trưởng hoặc người quản lý bộ phận xin chữ ký. Sau khi có chữ ký mới đóng dấu; Ghi số và đồng thời vào sổ công văn đi và lưu 1 bản.

- Phát hành văn bản đi: Lưu ý rà soát để tránh sai sót; đánh số văn bản đi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của tháng 12 mỗi năm.

- Gửi công văn: Viết phong bì phải ghi địa chỉ rõ ràng; Ghi rõ ngày gửi, số lượng công văn, số lượng phong bì của công văn, nơi nhận và chữ ký của bưu điện vào sổ công văn đi.

- Sắp xếp công văn lưu: Công văn của cơ quan soạn thảo phải lưu lại 1 bản tốt nhất; Sắp xếp theo thời gian; Chia thành từng tập theo tên gọi.

2.2. Công tác lưu trữ

Khái niệm: Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Nội dung của công tác lưu trữ:

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức công tác đánh giá văn bản.

- Thống kê các văn bản đưa vào lưu trữ để tránh thất lạc và phục vụ cho công tác tra tìm thuận lợi.

- Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Văn thư, lưu trữ là 2 công việc có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có quan hệ mật thiết với nhau. Nguồn tài liệu văn thư thường xuyên bổ sung cho lưu trữ. Làm tốt công tác văn thư sẽ lưu giữ lại đầy đủ tài liệu để bổ sung cho lưu trữ.

2.3. Tiếp khách

2.3.1. Khái niệm: Tiếp khách là một hoạt động cần thiết trong giao tiếp, thể hiện sự nhiệt tình, hiếu khách, lịch sự. Trong mọi trường hợp phải ý thức được rằng nên (và phải) tiếp khách như thế nào để “vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”.

2.3.2. Yêu cầu và phong cách tiếp khách: Cần phân loại khách để bố trí tiếp chu đáo, phù hợp với từng đối tượng khách. Nhưng dù là khách nào thì cũng cần phải bố trí tiếp đón lịch sự, đạt được những mục tiêu giao tiếp của cuộc viếng thăm. Khi tiếp khách cần chú ý:

+ Nhiệt tình, lịch sự, niềm nở.

+ Trang phục gọn gàng, lịch sự, đúng nghi thức (nếu có).

+ Tiếp nhận các yêu cầu của khách và định hướng công việc khách cần làm việc với cơ quan để sắp xếp cho khách tiếp xúc nhanh, gọn với những đối tượng khách cần làm việc hoặc có liên quan trong công việc.

3. Công tác quản trị, tài vụ

3.1. Tổ chức, bố trí nơi làm việc của cán bộ, công chức

Là để tạo môi trường, điều kiện làm việc thuận tiện, hiệu quả. Việc tổ chức, bố trí nơi làm việc thường xuất phát từ nguyên tắc: tập trung các hoạt động hành chính văn phòng, gồm:

- Tập trung theo địa điểm để dễ bố trí, sắp xếp nhân sự công việc có tính dây chuyền, dễ kiểm tra, tập trung được trang thiết bị, đơn giản các thủ tục.

- Tập trung theo chức năng nhằm đưa các hoạt động của văn phòng thống nhất dưới sự điều hành của lãnh đạo văn phòng.

3.2. Tổ chức phục vụ các cuộc họp của cơ quan

3.3. Tổ chức phục vụ đánh máy, sao in văn bản

3.4. Quản lý tài sản, tài chính công

III. SOẠN THẢO VĂN BẢN

1. Khái niệm văn bản

Văn bản là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định.

Theo khái niệm trên tất cả các loại giấy tờ, tài liệu, sách vở, các loại tài liệu, áp phích, băng ghi âm, đĩa ghi hình… đều dược coi là văn bản. Trong phạm vi bài này chúng ta chỉ đề cập đến cách thức soạn thảo các văn bản bằng chữ dưới dạng tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan.

Soạn thảo văn bản là một quy trình lao động liên tục và khoa học. Quy trình này diễn ra từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi ban hành văn bản. Để văn bản soạn thảo đạt chất lượng tốt, phải đảm bảo một số yêu cầu chính sau đây:

- Yêu cầu về nội dung: Thể hiện đầy đủ, trọn vẹn một sự vật, sự việc; Nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá và thẩm quyền ban hành văn bản do luật pháp quy định.

- Yêu cầu về hình thức: Là một thể thống nhất. Tức là phải phù hợp với nội dung để đạt được mục đích. Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và bảo đảm chính xác.

- Yêu cầu về bố cục: Thông thường gồm 3 phần: Mở đầu; nội dung; kết thúc.

- Yêu cầu về thể thức văn bản: Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên cơ quan, đơn vị; số, ký hiệu, tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu của cơ quan ban hành; nơi nhận văn bản.

- Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản: Văn trong văn bản là văn viết. Tuỳ thể loại, phạm vi và đối tượng tác động của văn bản để người soạn sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn cho phù hợp; ngôn ngữ cần chính xác, phổ thông, diễn đạt đơn giản, dễ hiểu, lịch thiệp.

- Yêu cầu về thẩm quyền: Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được ban hành văn bản trong phạm vi thẩm quyền của mình và phù hợp mục đích sử dụng, ví dụ không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại; hoặc Bộ trưởng không thể ban hành Nghị định, Nghị quyết. Thủ tướng không thể ban hành lệnh thay cho Nghị định, Quyết định. Phó giám đốc doanh nghiệp, công ty không thể ban hành văn bản điều chỉnh hợp đồng hoặc thanh lý hợp đồng nếu không có uỷ quyền hợp pháp của giám đốc.

2. Thể thức văn bản của Hội

Chín yếu tố quy định trong thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam theo văn bản số 23 - QĐ/HNDTW ngày 20 tháng 01 năm 2011 của Ban Thường vụ Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam; văn bản số 15 - HD/VP ngày 24 tháng 02 năm 2011 của Văn phòng Trung ương Hội hướng dẫn về thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam gồm có:

2.1. Tiêu đề

- Tiêu đề “HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM” được trình bày ở góc trái văn bản, dòng đầu, trang đầu.

- Kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 15.

2.2. Tên cơ quan chủ quản (nếu có)

Trình bày ngay dưới tiêu đề, kiểu chữ in hoa, không đậm, cỡ chữ 14:

2.3. Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả)

Được trình bày góc trái văn bản, phía dưới tiêu đề hoặc dưới tiêu đề và cơ quan chủ quản.

Kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14.

- Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân toàn quốc, Đại hội đại biểu Hội Nông dân các cấp (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

+ Văn bản của Đại hội đại biểu Hội nông dân toàn quốc:

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC
HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM LẦN THỨ…

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM LẦN THỨ…

ĐOÀN CHỦ TỊCH

*

+ Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân cấp tỉnh, thành phố

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

HỘI NÔNG DÂN TỈNH HÀ TĨNH LẦN THỨ…

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

HỘI NÔNG DÂN TỈNH HÀ TĨNH LẦN THỨ…

BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

*

+ Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân cấp huyện (huyện, quận, thị xã thuộc tỉnh)

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

HỘI NÔNG DÂN HUYỆN CHÍ LINH LẦN THỨ…

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

HỘI NÔNG DÂN HUYỆN YÊN DŨNG LẦN THỨ…

BAN KIỂM PHIẾU

*

+ Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân xã, phường, thị trấn

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

HỘI NÔNG DÂN XÃ HÙNG SƠN NHIỆM KỲ…

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

HỘI NÔNG DÂN THỊ TRẤN PHẢ LẠI
NHIỆM KỲ…

BAN KIỂM PHIẾU

*

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân ghi chung là:

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

*

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi chung là:

BAN CHẤP HÀNH HỘI NÔNG DÂN TỈNH… hoặc BAN CHẤP HÀNH HỘI NÔNG DÂN THÀNH PHỐ…(có thể viết tắt là BCH HỘI NÔNG DÂN TỈNH… hoặc BCH HỘI NÔNG DÂN THÀNH PHỐ…).

Ví dụ:

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BCH HND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

*

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BCH HỘI NÔNG DÂN TỈNH HÀ NAM

*

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh ghi chung là BAN CHẤP HÀNH HỘI NÔNG DÂN HUYỆN…hoặc QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ…(có thể viết tắt là BCH HỘI NÔNG DÂN HUYỆN…) và tên Hội Nông dân cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

HỘI NÔNG DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BCH HND QUẬN BA ĐÌNH

*

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

HỘI NÔNG DÂN TỈNH NGHỆ AN

BCH HND HUYỆN ANH SƠN

*

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân xã, phường, thị trấn ghi chung là BAN CHẤP HÀNH HỘI NÔNG DÂN XÃ…hoặc PHƯỜNG, THỊ TRẤN… và tên Hội Nông dân cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

HỘI NÔNG DÂN HUYỆN ANH SƠN

BCH HND XÃ TƯỜNG SƠN

*

- Văn bản của các ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp (ban tham mưu, giúp việc) được lập theo quyết định của Ban Thường vụ Hội Nông dân (nếu có con dấu và có thẩm quyền ban hành văn bản để trao đổi, giao dịch trong hoạt động) cần trình bày đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc và thể thức bổ sung (nếu có).

Văn bản của các cơ quan này ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên trực tiếp, cụ thể:

+ Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam.

Ví dụ:

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

VĂN PHÒNG

*

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN KINH TẾ

*

+ Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Hội Nông dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Ví dụ:

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BCH HỘI NÔNG DÂN TỈNH HOÀ BÌNH

BAN KIỂM TRA

*

2.4. Số và ký hiệu văn bản

- Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản của Hội Nông dân các cấp, các đơn vị chuyên môn, đơn vị sự nghiệp (nếu có thẩm quyền ban hành văn bản) ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ được tính từ ngày sau ngày bế mạc Đại hội đại biểu Hội Nông dân lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội đại biểu Hội Nông dân lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng số ả Rập (1, 2, 3…).

- Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan và cấp ban hành văn bản. Giữa ký hiệu viết tắt tên thể loại văn bản và ký hiệu viết tắt tên cơ quan và cấp ban hành văn bản là dấu gách chéo (/).

- Được trình bày góc trái văn bản, phía dưới tiêu đề.

- Kiểu chữ in thường, cỡ chữ 14

- Giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang (-)

2.5. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Địa danh ghi trên văn bản: Là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở.

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp Trung ương: Là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố trực thuộc tỉnh.

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, thành phố: Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh ghi là: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh

Đối với các tỉnh: Là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở: Ví dụ tại thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam thì ghi: Phủ Lý,…

Tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương thì ghi: Hải Dương,…; Tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng thì ghi Đà Lạt,…

+ Cấp huyện: Ghi tên huyện, quận, thị xã thuộc tỉnh. Ví dụ: tại huyện Sóc Sơn, Thành phố Hà Nội thì ghi: Sóc Sơn,… Tại quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh thì ghi: Quận 1,…

+ Cấp xã, phường, thị trấn: Tên xã, phường, thị trấn đó.

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày văn bản được ký ban hành. Các số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1; 2 nên ghi thêm số 0 ở phía trước.

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; Sau địa danh có dấu phẩy.

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày, 05 tháng 02 năm 2008

2.6. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Tên loại văn bản: Là tên của từng loại văn bản như Nghị quyết, Quyết định, Báo cáo.

- Trích yếu nội dung của văn bản: Là câu văn ngắn gọn hoặc cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản hay nói cách khác đó chính là chủ đề của nội dung văn bản.

Ví dụ: “Về việc công nhận Ban chấp hành cơ sở”

Tên loại văn bản được đặt cân đối ở giữa dòng, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 -15, kiểu chữ đứng đậm.

Trích yếu nội dung văn bản: Được đặt giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14 kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với chữ.

Trích yếu nội dung công văn: Đặt bên trái phía dưới số, ký hiệu văn bản. Sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.

2.7. Nội dung văn bản

Là phần quan trọng nhất của văn bản. Toàn bộ những sự việc, vấn đề cần giải quyết và quyết định được thể hiện đầy đủ trong nội dung văn bản.

Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14;

2.8. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành.

- Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Trong thể thức đề ký văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký. Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản.

- Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.

- Thể thức đề ký thể hiện bằng chữ in hoa đậm, cỡ chữ 14. Thể thức đề ký là tên cấp lãnh đạo ban hành văn bản. Nếu cấp lãnh đạo là tập thể thì thể thức đề ký ghi thêm ký hiệu T/M (viết tắt cụm từ “Thay mặt”) vào trước tên cơ quan lãnh đạo, nếu người ký là thành viên của cơ quan lãnh đạo; hoặc ghi thêm ký hiệu T/L (viết tắt cụm từ “Thừa lệnh”) vào trước tên cơ quan lãnh đạo, nếu người ký được uỷ quyền. Chức vụ người ký chữ in hoa thường, cỡ chữ 14.

Nếu cấp lãnh đạo là chế độ thủ trưởng thì thể thức đề ký là chức danh lãnh đạo cao nhất (in hoa đậm), nếu cấp phó ký thay thì ghi thêm ký hiệu K/T (viết tắt cụm từ “Ký thay”) trước chức danh lãnh đạo cao nhất (in hoa đậm), sau đó đến chức danh người ký thay (in hoa thường).

- Họ tên người ký chữ in thường, đậm, cỡ chữ 14.

- Dấu cơ quan ban hành: Dấu đóng trên văn bản phải đúng dấu của cơ quan ban hành văn bản. Dấu được đóng đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo đúng quy định của Bộ Công an.

2.9. Nơi nhận văn bản:

Nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.

- Nơi nhận: Cụm từ “Nơi nhận” in thường, gạch chân, cỡ chữ 14.

- Tên cơ quan, đơn vị nhận văn bản: chữ in thường, cỡ chữ 12.

3. Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước tiến hành trong quá trình xây dựng văn bản, gồm 5 bước:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng văn bản.

Trước hết, cần xác định ban hành văn bản nhằm giải quyết vấn đề gì, ví dụ như: để quy định một chế độ, chính sách; để giải thích, hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên; để báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường; để trả lời một cơ quan hoặc cá nhân... Muốn vậy, phải nắm được chủ ý của lãnh đạo, của người có thẩm quyền và nhu cầu xã hội có liên quan đến vấn đề mà văn bản cần đề cập. Cần lưu ý, những vấn đề sẽ trình bày trong văn bản phải thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của cơ quan.

Phải thu thập đầy đủ những thông tin, tư liệu cần thiết phản ánh tình hình thực tế sẽ nêu trong văn bản, chẳng hạn, những số liệu về các lĩnh vực: nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, tài chính, văn hóa, giáo dục, y tế... Từ những số liệu đó có thể tổng hợp, rút ra những nhận định, đánh giá về sự phát triển hay giảm sút của từng lĩnh vực, từng ngành, từng địa phương. Các nguồn thông tin thu nhận được đều phải được xử lý, kiểm tra, xác minh độ tin cậy.

Bước 2: Xác định thể loại văn bản: Cơ sở để xác định thể loại văn bản là dựa vào mục đích ban hành văn bản và dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của chủ thể văn bản.

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin: Trước khi soạn thảo phải thu thập đầy đủ thông tin, tư liệu cần thiết phản ánh tình hình thực tế sẽ nêu trong văn bản. Từ những số liệu đó tổng hợp, rút ra những nhận định, đánh giá sự phát triển hay giảm sút của từng lĩnh vực, từng địa phương. Xử lý thông tin, tìm hiểu kỹ bản chất sự việc và hiệu quả công việc mà con số thể hiện, phân tích nguyên nhân của tình hình.

Bước 4: Xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản

- Xây dựng đề cương, dàn ý chi tiết: Tuỳ theo thể thức, yêu cầu của từng loại văn bản mà xác định kết cấu đề cương gồm mấy phần, mỗi phần có mấy mục lớn, mỗi mục lớn có bao nhiêu mục nhỏ… Đối với các văn bản quan trọng, nội dung phức tạp, có nhiều vấn đề cần tham khảo ý kiến các bộ phận liên quan hoặc tổ chức hội thảo lấy ý kiến đóng góp xây dựng đề cương.

- Dự thảo và hoàn chỉnh bản thảo: Đọc kỹ bản thảo, rà soát lại từng đoạn văn, từng câu, chữ để khắc phục những sai sót về câu, chữ, lỗi chính tả… để văn bản được trình bày hợp lý, sáng sủa, nghiêm túc, đúng quy định hiện hành.

Bước 5: Duyệt, ký và ban hành văn bản

Việc trình duyệt bản thảo tuỳ theo từng loại văn bản mà có quy trình khác nhau. Văn bản quan trọng và người ký văn bản có vị trí cao trong hệ thống các chức danh thì phải nhiều bước trình duyệt. Có văn bản chỉ cần thông qua thủ trưởng đơn vị rồi đến người ký văn bản. Nếu văn bản chưa đạt yêu cầu thì phải trả về nơi biên soạn để chuẩn bị lại hoặc sửa chữa những điều cần thiết.

Việc phân ra các bước như trên chỉ là tương đối, phụ thuộc vào tính chất công việc của cơ quan, mục đích đảm bảo tính chặt chẽ để việc soạn thảo, ban hành văn bản đạt chất lượng và hiệu quả cao.

4. Cách soạn thảo một số loại văn bản thông thường

4.1. Soạn thảo công văn

4.1.1. Khái niệm: Công văn là văn bản hành chính được dùng để giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với các tổ chức xã hội, cá nhân.

Phạm vi sử dụng công văn rất rộng rãi:

- Để giao dịch, trao đổi thông tin, thông báo một vấn đề

- Để hướng dẫn thực hiện, trả lời những văn bản của cấp trên hoặc một đề nghị

- Để đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, chương trình công tác của Hội.

- Để trình một kế hoạch mới, một đề nghị mới lên cấp trên

4.1.2. Bố cục công văn

Phần thể thức: Theo quy định.

Phần nội dung:

- Mở đầu: Nêu rõ lý do, cơ sở viết công văn.

- Phần nội dung: Cần trình bày cụ thể rõ ràng, chính xác các yêu cầu đặt ra để đạt mục đích của công văn. Sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn. Đó là văn phong hành chính. Nếu là công văn trả lời phải dứt khoát, dễ hiểu, phải nói rõ quan điểm của mình trong việc giải quyết vấn đề đó; công văn giải thích phải khách quan, cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện; công văn từ chối phải lịch sự, mềm dẻo; công văn đề xuất phải lôgic, lập luận chặt chẽ, xác đáng; công văn nhắc nhở phải nghiêm khắc, tế nhị.

- Phần kết luận: Nhằm giúp cho những nội dung được nêu trong công văn được khẳng định thêm hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết

Soạn thảo công văn phúc đáp

- Phần mở đầu: Phải viết trả lời công văn hay phúc đáp công văn số…. ngày…. tháng…. năm của…. về vấn đề...., Hội Nông dân... (tên cơ quan trả lời) có ý kiến như sau:

- Phần nội dung: Nêu nội dung trả lời các vấn đề mà cơ quan, đơn vị, cá nhân yêu cầu giải quyết hoặc giải đáp thắc mắc.

- Phần kết thúc: Đề nghị cơ quan đó có vấn đề gì chưa thỏa đáng thì cho biết ý kiến để trả lời thêm.

Soạn thảo công văn đề nghị

- Phần mở đầu: Nêu lý do viết công văn đề nghị, có thể căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Phần nội dung: Nêu cụ thể đề nghị, yêu cầu, những vấn đề đặt ra đối với cơ quan có trách nhiệm giải quyết. Đề nghị thời hạn giải quyết, trả lời (phúc đáp), cách thức giải quyết.

- Phần kết thúc: Đề nghị trả lời bằng văn bản.

Soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở

- Phần mở đầu: Cần nhắc lại tóm tắt những nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản nào đó (số… ngày... tháng… năm…)

- Phần nội dung: Tóm tắt nhiệm vụ được giao đồng thời nhận xét ưu khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, đặc biệt cần nhấn mạnh những khuyết điểm, lệch lạc của cấp dưới cần khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

- Phần kết thúc: Yêu cầu các đơn vị, cơ sở cần triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả về….... trước ngày….. tháng….. năm…..

4.2. Soạn thảo báo cáo

4.2.1. Khái niệm

Báo cáo là một loại văn bản được dùng để trình bày tình hình, kết quả công việc đang được tiến hành hoặc sau khi hoàn thành với một đối tượng nhất định. Loại văn bản này cũng được dùng để đánh giá tình hình và đề ra phương hướng cho công tác liên quan trong thời gian tiếp theo.

Báo cáo gồm có các loại:

+ Báo cáo định kỳ: Là loại báo cáo có quy định kỳ hạn, gồm báo cáo tuần, tháng, quý… Người nhận báo cáo thường là cấp trên có thẩm quyền. Đối với loại báo cáo này phải tuân thủ đúng thời hạn quy định.

+ Báo cáo đột xuất: Sử dụng khi có tình hình đột xuất đặc biệt xảy ra cần phải gửi báo cáo. Loại báo cáo này bắt buộc phải kịp thời.

+ Báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết: Là bản báo cáo phản ánh tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, một công việc mới chỉ hoàn thành một phần hoặc khi nhiệm vụ, công việc đã hoàn thành.

+ Báo cáo chuyên đề: Là báo cáo đề cập một vấn đề hoặc một lĩnh vực cần nhấn mạnh, nổi bật, cần đi sâu…

Mỗi loại báo cáo đều có bố cục và những nét đặc thù riêng, song nhìn chung báo cáo phải đảm bảo tính kịp thời, trung thực, chính xác.

4.2.2. Báo cáo phải đáp ứng các yêu cầu

• Trình bày gọn, rõ ràng, cụ thể, chính xác, có nhiều thông tin mới, không trùng lặp báo cáo trước đó, không kể lể dài dòng, nêu hết những việc đã làm.

• Có số liệu minh hoạ, so sánh. Số liệu minh họa cần xác minh, bảo đảm độ tin cậy và tính được tỷ lệ % để so sánh cùng kỳ năm trước.

• Nội dung báo cáo cần nêu rõ những hoạt động thật sự và những hoạt động có tính chất phối hợp

• Báo cáo kịp thời, đúng quy định chế độ báo cáo.

4.2.3. Cách soạn thảo

Bước 1: Chuẩn bị: Xác định mục đích viết báo cáo và đối tượng báo cáo. Tập hợp tư liệu để viết, tư liệu từ thực tế phong trào, từ phản ánh trực tiếp, từ tài liệu…

Bước 2: Viết báo cáo: Phải nêu được các vấn đề sau:

- Nêu đặc điểm, tình hình, những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng hoặc tác động trực tiếp tới kết quả công tác.

- Đánh giá việc thực hiện chủ trương công tác thông qua các nhiệm vụ cụ thể. Nêu rõ từng mặt công tác.

- Phân tích nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.

- Phương hướng lớn để tiếp tục thực hiện công tác.

4.2.4. Cách trình bày và hành văn: Báo cáo có thể viết bằng lời, dùng chữ số để minh hoạ hoặc trình bày theo lối biểu mẫu hoặc sơ đồ. Hành văn của báo cáo phải rõ ràng, mạch lạc.

4.3. Soạn thảo thông báo

4.3.1. Định nghĩa và đặc điểm

Thông báo là một văn bản hành chính thông thường không mang tính pháp quy. Nó được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một tin tức, một sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết, đôi khi dùng để phối hợp công tác với các cơ quan khác có liên quan.

Trong mọi trường hợp thông báo không dùng để thay các văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Ví dụ thông báo cho cán bộ nghỉ hưu không thay thế quyết định cho nghỉ hưu. Trong bản quyết định cho nghỉ hưu có nhiều yếu tố pháp lý liên quan đến chế độ, chính sách, quyền hạn của các đơn vị, cá nhân phải thực hiện mà một văn bản thông báo không thể thay thế.

4.3.2. Các trường hợp sử dụng thông báo

- Thông báo một sự việc, một tin tức.

- Thông báo một văn bản mới ban hành hoặc một quy định, một chế độ đã được phê chuẩn.

- Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo

4.3.3. Cách soạn thảo

- Phần thể thức: Đảm bảo các yếu tố theo quy định.

- Phần nội dung:

+ Thông báo không cần có phần trình bày lý do hoặc mô tả tình hình như ở các văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo ở phần mở đầu.

+ Văn phong yêu cầu phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm như ở một số công văn hành chính khác.

+ Không cần phần kết thúc có tính chất xã giao, cảm ơn hoặc phần giao nhiệm vụ như các loại văn bản khác.

+ Những thông báo dài và có nhiều vấn đề cần được chia thành các mục để dễ theo dõi.

Thông báo không phải là một văn bản mang tính quy phạm pháp luật nên nhất thiết không phải do thủ trưởng cơ quan ký. Thông thường văn phòng hoặc phòng hành chính được giao làm thông báo và phụ trách các đơn vị này được phép ký thông báo.

4.4. Soạn thảo tờ trình

4.4.1. Định nghĩa và tính chất

Tờ trình là một văn bản mang tính chất đề xuất được sử dụng để trình bày một giải pháp, một dự án… với cơ quan cấp trên.

Tờ trình có thể liên quan đến những vấn đề thông thường xuất hiện trong quá trình điều hành công việc ở cơ quan.

Tờ trình cũng có thể liên quan đến các chính sách, chủ trương mới, các luật lệ, quy trình sản xuất, các dự án, kế hoạch…

4.4.2. Cách soạn thảo:

- Bố cục chung: Thành phần chung giống các loại văn bản khác. Phần nội dung thông thường chia làm 3 mục:

+ Mục I: Lý do đưa ra tờ trình.

+ Mục II: Các đề nghị cụ thể (các phương án).

+ Mục III: Phân tích ý nghĩa của các đề nghị mới, lợi ích, khả năng thực hiện và những khó khăn dự kiến xảy ra.

- Cách hành văn: Tờ trình phải nhằm đạt mục tiêu đề ra nên hành văn phải rõ ràng, có lý lẽ chặt chẽ.

+ Phần trình bày lý do, lời văn cần mang tính khách quan cụ thể.

+ Phần đề nghị cần viết thật rõ ràng, có tính thuyết phục, tránh chung chung, khó hiểu. Các luận cứ được sử dụng phải điển hình và phải được lựa chọn từ các nguồn thông tin trung thực, chính xác.

+ Phần cuối cùng của tờ trình là chữ ký, chức vụ của người thay mặt cơ quan đệ trình.

Tờ trình có thể kèm theo phần phụ lục, nhằm mục đích minh hoạ thêm cho phần nội dung các đề xuất trong tờ trình

Những phần trình bày ở trên, tuy mới là một số nội dung cơ bản nhưng cũng đã giúp chúng ta thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác văn phòng.

Làm tốt công tác văn phòng trước tiên phải làm tốt những công việc cụ thể hàng ngày, bảo đảm cho người lãnh đạo tập trung trí tuệ và thời gian giải quyết những vấn đề quan trọng, những nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị.

Làm tốt công tác văn phòng sẽ bảo đảm tính thống nhất, tính liên tục của mọi hoạt động trong cơ quan. Chính sự hoạt động liên tục và thống nhất của cơ quan bảo đảm cho sự phát triển bình thường khi có sự thay đổi về nhân sự qua mỗi nhiệm kỳ Đại hội, hoặc khi có sự điều động, thay đổi thủ trưởng cơ quan. Trong trường hợp này, Văn phòng là người giữ vững nền nếp hành chính thống nhất, quy củ, tránh mọi sự xáo động. Mặt khác, công tác văn phòng giữ được mối quan hệ thường xuyên với cấp trên, với cấp dưới, bảo đảm cho sự hoạt động của cơ quan được thống nhất và không đứt quãng.

Văn phòng làm đúng vai trò, trách nhiệm của mình là lấy hiệu quả quản lý làm mục đích. Thực hiện chức năng giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc. Trong mối quan hệ, hợp tác với các đơn vị này, Văn phòng phát huy tính chủ động, năng động, nhưng không bao biện làm thay, không trở thành tấm chắn ngăn cách lãnh đạo với các đơn vị, không cửa quyền, gây phiền hà.

Để phục vụ đắc lực cho người lãnh đạo, bản thân Văn phòng phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, thường xuyên rút kinh nghiệm, cải tiến lề lối làm việc, tích cực học tập, trau dồi kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn.

Lãnh đạo Hội các cấp cần quan tâm nhiều đến công tác văn phòng, chăm lo đào tạo, bồi dưỡng, giúp cán bộ văn phòng không ngừng nâng cao trình độ mọi mặt, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo./.